Datenschutzerklärung

Bei uns sind Ihre Daten sicher!

 

Datenschutzerklärung 1.FC Mülheim e.V.

Stand 25.05.2018

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Präambel

Der 1.FC Mülheim1923 e.V. verarbeitet in vielfacher Weise automatisiert personenbezogene Daten (z.B. im Rahmen der Vereinsverwaltung, der Organisation des Sportbetriebs, der Öffentlichkeitsarbeit des Vereins). Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu gewährleisten, gibt sich der Verein die nachfolgende Datenschutzordnung.

 

 

§ 1 Allgemeines

Der Verein verarbeitet personenbezogene Daten u.a. von Mitgliedern und aktiven Sportlern sowohl automatisiert in EDV-Anlagen als auch nicht automatisiert in einem Dateisystem, z.B. in Form von ausgedruckten Listen. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten im Internet veröffentlicht und an Dritte weitergeleitet oder Dritten offengelegt. In all diesen Fällen ist die EU-Datenschutz-Grundverordnung, das Bundesdatenschutzgesetz und diese Datenschutzordnung durch alle Personen im Verein, die personenbezogene Daten verarbeiten, zu beachten.

 

 § 2 Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder

1. Der Verein verarbeitet die Daten unterschiedlicher Kategorien von Personen. Für jede Kategorie von betroffenen Personen wird im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ein Einzelblatt angelegt.

 

2. Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet der Verein insbesondere die folgenden Daten der Mitglieder: Geschlecht, Vorname, Nachname, Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort), Geburtsdatum, Datum des Vereinsbeitritts, Abteilungs- und ggf. Mannschaftszugehörigkeit, Bankverbindung, ggf. die Namen und Kontaktdaten der gesetzlichen Vertreter, Telefonnummern und E-Mail-Adressen, ggf. Funktion im Verein, ggf. Haushalts- und Familienzugehörigkeit bei Zuordnung zum Familienbeitrag.

 

3. Im Rahmen der Zugehörigkeit zu den Landesverbänden, deren Sportarten im Verein betrieben werden, werden personenbezogene Daten der Mitglieder an diese weitergeleitet, soweit die Mitglieder eine Berechtigung zur Teilnahme am Wettkampfbetrieb der Verbände beantragen (z.B. Startpass, Spielerpass, Lizenz) und an solchen Veranstaltungen teilnehmen.

 

 

§ 3 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit

1. Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Vereinsaktivitäten werden personenbezogene Daten in Aushängen, in der Vereinszeitung und in Internetauftritten veröffentlicht und an die Presse weitergegeben.

 

2. Hierzu zählen insbesondere die Daten, die aus allgemein zugänglichen Quellen stammen: Teilnehmer an sportlichen Veranstaltungen, Mannschaftsaufstellung, Ergebnisse, Torschützen, Alter oder Geburtsjahrgang.

 

3. Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher Veranstaltungen gemacht wurden, erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten Personen.

 

4. Auf der Internetseite des Vereins werden die Daten der Mitglieder des Vorstands, der Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter und der Übungsleiterinnen und Übungsleiter mit Vorname, Nachname, Funktion, E-Mail-Adresse und Telefonnummer mit Einwilligung der entsprechenden Person veröffentlicht.

 

 

§ 4 Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im Verein

Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Vorstand nach § 26 BGB. Funktional ist die Aufgabe dem Ressort Verwaltung zugeordnet, soweit die Satzung oder diese Ordnung nicht etwas Abweichendes regelt.

 

Der Ressortleiter Allgemeine Verwaltung stellt sicher, dass Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO geführt und die Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO erfüllt werden. Er ist für die Beantwortung von Auskunftsverlangen von betroffenen Personen zuständig.

 

 

§ 5 Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und -listen

1. Listen von Mitgliedern oder Teilnehmern werden den jeweiligen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Verein (z.B. Vorstandsmitgliedern, Abteilungsleitern, Übungsleitern) insofern zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umfang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten.

 

2. Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Vereinsmitglieder nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Die Nutzung von Teilnehmerlisten, in die sich die Teilnehmer von Versammlungen und anderen Veranstaltungen zum Beispiel zum Nachweis der Anwesenheit eintragen, gilt nicht als eine solche Herausgabe.

 

3. Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt (z.B. um die Einberufung einer Mitgliederversammlung im Rahmen des Minderheitenbegehrens zu beantragen), stellt der Vorstand eine Kopie der Mitgliederliste mit Vornamen, Nachnamen und Anschrift als Ausdruck oder als Datei zur Verfügung. Das Mitglied, welches das Minderheitenbegehren initiiert, hat vorher eine Versicherung abzugeben, dass diese Daten ausschließlich für diesen Zweck verwendet und nach der Verwendung vernichtet werden.

 

 

§ 6 Kommunikation per E-Mail

1. Für die Kommunikation per E-Mail richtet der Verein einen vereinseigenen E-Mail-Account ein, der im Rahmen der vereinsinternen Kommunikation ausschließlich zu nutzen ist.

 

2. Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem ständigen Kontakt per E-Mail untereinander stehen und/oder deren private E-Mail-Accounts verwendet werden, sind die E-Mail-Adressen als „bcc“ zu versenden.

 

 

§ 7 Verpflichtung auf die Vertraulichkeit

Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Verein, die Umgang mit personenbezogenen Daten haben (z.B. Mitglieder des Vorstands, Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter, Übungsleiterinnen und Übungsleiter), sind auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten zu verpflichten.

 

 

§ 8 Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten

1. Der Verein unterhält zentrale Auftritte für den Gesamtverein. Die Einrichtung und Unterhaltung von Auftritten im Internet obliegt der Leitung der Geschäftsführung. Änderungen dürfen ausschließlich durch die Leitung der Geschäftsstelle und dem Ressortleiter Verwaltung werden.

 

2. Die Geschäftsführung ist für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen im Zusammenhang mit Online-Auftritten verantwortlich.

 

3. Abteilungen, Gruppen und Mannschaften bedürfen für die Einrichtung eigener Internetauftritte (z.B. Homepage, Facebook) der ausdrücklichen Genehmigung der Leitung der Geschäftsstelle und dem Vorstand. Für den Betrieb eines Internetauftritts haben die Abteilungen, Gruppen und Mannschaften Verantwortliche zu benennen, denen gegenüber der Vorstand weisungsbefugt ist. Bei Verstößen gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und Missachtung von Weisungen kann der Vorstand nach § 26 BGB die Genehmigung für den Betrieb eines Internetauftritts widerrufen. Die Entscheidung des Vorstands nach § 26 BGB ist unanfechtbar.

 

 

§ 9 Datenschutzhinweise zur Webseite

Das Portal der Webseite PortUna nutzt Cookies um die Webseite benutzerfreundlich und effektiver zu machen (insbesondere Menüführung, Spracheinstellungen, menübezogene Bannerbilder, Schriftgrößeneinstellung, …). Cookies haben in der Regel eine Lebensdauer von maximal 24 Stunden und werden nicht zur Identifizierung von Besuchern genutzt.

 

Server-Logs werden aus Sicherheitsgründen für 48 Stunden vorgehalten (anschließend verworfen) und beinhalten folgende Daten: Angefragte Seite, Referrer URL, Datum und Uhrzeit der Serveranfrage, Status der Serverabfrage, übertragende Datenmenge, IP-Adresse, User-Agent (Browser & Betriebssystem). Server-Logs werden nicht mit anderen Datenquellen zusammengeführt und nur geprüft, wenn Anhaltspunkte für eine rechtswidrige Nutzung vorliegen.

 

Die Server von PortUna haben Ihren Standort in Deutschland.

Bei der Nutzung des Kontaktformulars werden keine Daten auf dem PortUna gespeichert. Die IP – Adresse des Nutzers wird nicht mitgesendet oder gespeichert. Wenn Sie uns über das Kontaktformular erreichen, werden die von Ihnen angegebenen persönlichen Daten ausschließlich zur Bearbeitung Ihres Anliegens bzw. Ihres Antrages verwendet. Die persönlichen Daten werden nicht in unseren elektronischen Datenbestand aufgenommen. Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nicht

 

Die Social-Plugins, die über das PortUna System aktiviert werden können (im Contentbereich oder über Share-Buttons an Rand der Webseite) sind reine Verlinkungen und übertragen somit beim Aufruf unserer Seiten noch keine Daten an die entsprechenden Anbieter.

 

 

§ 10 Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Ordnung

1. Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Vereins dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung, -nutzung oder –weitergabe ist untersagt.

 

2. Verstöße gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben und insbesondere gegen diese Datenschutzordnung werden geahndet.

 

 

§ 11 Inkrafttreten

Diese Datenschutzerklärung wurde durch den Gesamtvorstand des Vereins am 25.05.2018 beschlossen und tritt mit Veröffentlichung auf der Homepage  des Vereins in Kraft.

 

DSGVO Informationspflichten

Damit Unionsbürger ihr Recht auf Schutz personenbezogener Daten wahrnehmen können, bedarf es Transparenz bei der Datenerhebung und -nutzung. Deshalb sieht die Datenschutz-Grundverordnung eine Vielzahl von Informationspflichten vor.

Das Gesetz unterscheidet dabei zwischen zwei Fällen: Zum einen, wenn die personenbezogene Daten bei dem Betroffenen direkt erfasst werden (Art. 13 DSGVO) und zum anderen, wenn diese nicht bei der betroffenen Person erhoben werden (Art. 14 DSGVO).

Bei der Direkterhebung ist dieser unverzüglich zu informieren. Inhaltlich umfassen hier die Informationspflichten des Verantwortlichen seine Identität, die Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragen (sofern vorhanden), die Verarbeitungszwecke und die Rechtsgrundlage, über etwaige berechtigte Interessen, über den Empfänger bei Übermittlung von Daten und auch über eine etwaige Übermittlung in Drittstaaten zu informieren. Darüber hinaus umfasst die Informationspflicht auch Angaben zur Dauer der Speicherung, den Rechten des Betroffenen, der Widerrufbarkeit von Einwilligungen, dem Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde sowie die gesetzliche oder vertragliche Verpflichtung personenbezogene Daten bereitzustellen. Zudem ist über eine etwaige automatisierte Entscheidung oder andere Profiling-Maßnahmen zu unterrichten. Entbehrlich ist diese Informationspflicht bei der Direkterhebung nur, wenn der Betroffene bereits über diese Angaben verfügt.

Erfolgt die Erhebung nicht beim Betroffenen, ist dieser innerhalb einer angemessenen Frist, spätestens aber nach einem Monat zu informieren. Werden die Daten zur Kommunikation mit der Betroffenen Person verwendet, besteht die Informationspflicht jedoch direkt bei Kontaktaufnahme. Inhaltlich treffen den Verantwortlichen auch bei dieser Art der Erhebung grundsätzlich die gleichen Informationspflichten. Eine Ausnahme bildet dabei nur die Information über die Verpflichtung zur Bereitstellung, da der Verantwortliche nicht selbst über diese entscheiden kann. Zusätzlich trifft ihn die Pflicht darüber zu informieren, aus welcher Quelle die Daten stammen und ob es sich dabei um eine öffentlich zugängliche handelt. Den Informationspflichten ist in präziser, transparenter, verständlicher und leicht zugänglicher Form nachzukommen. Dabei können sie schriftlich oder in elektronischer Form an den Betroffenen übermittelt werden. Es wird explizit erwähnt, dass dafür auch sog. standardisierte Bildsymbole verwendet werden können, um in leicht wahrnehmbarer, verständlicher und klar nachvollziehbarer Form einen aussagekräftigen Überblick über die beabsichtigte Verarbeitung zu vermitteln.

Im Falle, dass die personenbezogenen Daten nicht beim Betroffenen erhoben werden, muss in Ausnahmefällen der Informationspflicht nicht nachgekommen werden. Etwa wenn dies unmöglich oder unverhältnismäßig aufwendig ist, die Erhebung und/oder Übermittlung gesetzlich vorgeschrieben ist oder ein Berufsgeheimnis oder eine sonstige satzungsmäßige Geheimhaltungspflicht besteht.